Como empresa, generalmente buscamos herramientas que nos permitan ser más eficientes en nuestros procesos, sobre todo en lo relacionado con marketing, ventas, e incluso servicio a cliente. Con base en las funcionalidades que nos ofrecen estas plataformas para resolver nuestras necesidades, tomamos la decisión de irnos por una sobre otra. 

Sin embargo, existen herramientas que podemos sacarle incluso más provecho al utilizarlas también para optimizar procesos internos, como comunicados a nuestros empleados, gestionar actividades, entre otras. En este artículo, platicaremos específicamente sobre una de ellas que consideramos que genera mucho valor, HubSpot, y algunas aplicaciones en nuestras actividades internas.

¿Qué es HubSpot?

HubSpot se define a sí mismo como una "plataforma CRM que brinda a las empresas todo lo que necesitan para ofrecer la mejor experiencia a sus clientes en un solo lugar." Su objetivo es centralizar y conectar todas las actividades y esfuerzos relacionados con sus clientes, para crear experiencias personalizadas y únicas.

La plataforma está compuesta por distintos softwares, que pueden trabajar de forma independiente, pero al juntarlos, el impacto de los esfuerzos es mucho más significativo. Estos son Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub, CMS Hub y Operations Hub. Cada uno de ellos cuenta con varias licencias, que varían en funcionalidades y, por supuesto, precio. Te los dejamos aquí por si quieres revisarlos.

Ahora, ¿qué procesos internos puedes automatizar con HubSpot?

Si desatamos nuestra creatividad, las licencias de HubSpot Pro en adelante nos permiten hacer una gran cantidad de automatizaciones, tanto con nuestros clientes como nuestro equipo interno. Para aplicarlo internamente, lo único que necesitamos es que dentro de nuestra base de datos estén, además de los prospectos y clientes, todos los miembros de nuestro equipo, con información básica que nos ayude a segmentarlos y detonar ciertas acciones. A continuación, te platico algunas ideas:

1. Enviar la postal de aniversario o cumpleaños

Esta iniciativa es muy buena para reconocer y felicitar a nuestros empleados, ya sea en el día de su cumpleaños o el día en el que cumplen un año más en tu empresa. Lo único que necesitas es que, dentro de la información del contacto, incluyas una propiedad de fecha que contenga la fecha de nacimiento o fecha de ingreso a la empresa. Con esto, puedes programar un workflow centrado en una propiedad de fecha, que se repita anualmente, donde se le envíe un correo con un mensaje, que también puedes personalizar a través de una propiedad. 

Hablando un poco más de esta personalización del correo, un beneficio de esta herramienta es que puedes crear un solo correo, con contenido dinámico y tokens de personalización que nos permitan adaptarnos a cada persona, y generar experiencias más relevantes para nuestros empleados.

2. Enviar comunicados internos

Tener un software distinto para enviar comunicaciones internas a tus empleados o simplemente mandar correos masivos desde tu bandeja de entrada puede no ser la mejor idea, por eso, nosotros te recomendamos aprovechar el mismo software de automatización que usas para tus clientes. Esto permitirá a tu equipo de administración y recursos humanos hacer envíos de correo electrónico masivos o segmentados con la información y noticias más relevantes sobre tu empresa (además de que pueden tener diseños más bonitos). Incluso, pueden incluir contenido dinámico que varíe dependiendo al puesto o área a la que pertenece.

3. Encuestas a tus empleados

Cuando no contamos con herramientas de administración del recurso humano, en ocasiones puede ser un poco complicado hacer esfuerzos para evaluar la satisfacción de tus empleados o, en general, recibir feedback sobre su experiencia en la empresa. Por eso, se vuelve valioso el envío de encuestas desde HubSpot, a partir de la licencia Pro de Service Hub. Los tipos de encuestas incluidos son NPS, CES, CSAT o personalizadas, que pueden programarse para enviarse en cualquier momento, por ejemplo después del onboarding de un nuevo empleado, al cumplir seis meses en la empresa, entre otros.

Ahora que ya conoces algunas ideas para automatizar procesos internos, ¿qué te parecieron?, ¿vas a implementar alguno de estos? Si se te ocurren más formas de aprovechar HubSpot, compártelo en los comentarios.