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Always EXATEC: los momentos de una historia que trasciende y nos vincula

Con el objetivo de sentar las bases de una relación para toda la vida de los futuros egresados en su próximo rol de EXATEC, trabajamos con la Dirección de Relaciones con Egresados y Futuros Egresados para desarrollar una experiencia única y personalizada para los graduandos.

El cliente

El Tecnológico de Monterrey es una institución educativa que desde su inicio ha buscado ofrecer a sus estudiantes la máxima calidad en educación superior en México, lo que la ha convertido en la universidad #1 de nuestro país.

A través de la Dirección de Relaciones con Egresados, el Tec desarrolla actividades e iniciativas orientadas a generar vínculos de valor compartido y bidireccional con los egresados, entre ellos y con sus comunidades.

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El reto 

Cada semestre en el día de la graduación, el Tec realiza una activación que marca la transición de estudiantes a EXATEC. En años anteriores, una de estas fue el envío de un video personalizado con el nombre de cada alumno a través de WhatsApp, el cual, si bien era recibido de manera positiva por el graduando, era complejo y difícil de medir.

Tomando como base la metodología Inbound y las herramientas de Hubspot, para las graduaciones celebradas en 2021, impactadas todavía por el COVID-19, se planteó el reto de encontrar una experiencia innovadora, divertida y personalizada de incentivar la conexión del futuro egresado con la comunidad EXATEC.

La solución

Teniendo como misión el crear y fomentar una relación más afectiva y personal con los futuros egresados, en Interius trabajamos en conjunto con el área de Futuros Egresados y la Dirección de Relaciones con Egresados para desarrollar una propuesta única y disruptiva, aprovechando al máximo las funcionalidades que nos ofrece el Marketing Hub Enterprise de Hubspot.

El proyecto consistió en la creación de una página totalmente personalizada para cada uno de los graduandos, de profesional y posgrado, con un recorrido virtual individual que destacó los principales momentos y experiencias de los estudiantes, desde su primer día de clases hasta su graduación.  Con esto, buscábamos conectar con ellos de una manera más real y generar un sentimiento nostálgico por todo lo vivido en la institución.

¿Cómo lo hicimos?

1. El principal reto: recopilar la información

Uno de los esfuerzos clave para el desarrollo del proyecto fue la construcción de bases de datos. Como encargados de diseñar experiencias memorables para la transición de estudiantes a egresados, la recopilación de la data la realizó el equipo de Futuros Egresados, quienes realizaron una búsqueda exhaustiva de la información disponible sobre la vida estudiantil de cada graduando de todos los campus y escuelas, generando dos archivos, uno para aquellos que se graduaban de profesional y otro para posgrado, con datos como:

campos personalizados

2. Diseño y construcción de plantillas en Hubspot

Trabajamos con un diseñador y programador web para desarrollar las plantillas de las páginas en Hubspot, tomando en cuenta los lineamientos de la iniciativa Always EXATEC y las consideraciones sobre la información que se mostraría dependiendo de los datos de cada graduando, con campos personalizados, condicionales y calculados.

plantillas en hubspot

3. HubDB, clave para el éxito del proyecto

Al disponer del HubDB como parte de la licencia, lo utilizamos para almacenar la información de las bases de datos y formar la conexión con las páginas personalizadas, logrando que cada graduando pudiera ver su historia personal en el Tec, utilizando la matrícula como identificador único del contacto para el URL generado.

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4. Lanzamiento en diferentes canales

En la semana de graduación, se envió el correo de invitación a través de Hubspot a listas estáticas de los graduandos, con un Call to Action ligado al enlace personalizado por matrícula de cada contacto, para conectarlo con su página personalizada. 

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Simultáneamente, se trabajó una campaña en redes sociales para invitar a los egresados a revisar su correo electrónico y vivir la experiencia. 

Resultados y aprendizajes

Al permitirnos combinar distintas funcionalidades de Hubspot, este proyecto fue muy retador para todas las partes involucradas, pero, al ver el producto final y lograr nuestra misión de crear una experiencia única y personalizada para los futuros egresados, también fue muy enriquecedor. Además, Hubspot nos permitió medir su desempeño en tiempo real, lo cual en años anteriores no había sido posible en sus esfuerzos de WhatsApp.

Este semestre de verano 2021, esta experiencia se compartió con más de 4,500 graduandos de profesional y más de 800 de posgrado, y las páginas recibieron más de 5,900 y 970 visitas, respectivamente, durante la primera semana después del envío. 

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En cuanto al envío de los correos de lanzamiento, se obtuvo un desempeño sobresaliente para ambas audiencias, con indicadores por encima de lo recomendado.  Estos fueron los resultados de la campaña de envíos:

resultados-emailUno de los aprendizajes que nos llevamos es profundizar más en la medición de compartidos de la página en redes sociales, pues, aunque sí se incluyó e identificamos algunos perfiles que la compartieron, nos fue imposible medir cuál fue el número real. 

Impacto 

Gracias a nuestra experiencia con Hubspot y a la implementación de la metodología Inbound, hemos logrado explorar y encontrar nuevas opciones que nos ayudan a conectar de mejor manera con nuestra audiencia

"Dar la oportunidad a nuestros graduandos de revivir, a través de una personalización detallada, su paso por nuestra institución nos permitió conectar con ellos en un nivel totalmente nuevo, apegándonos a su nostalgia y abriendo nuevas posibilidades en su interés de permanecer conectados con nosotros... Definitivamente ha sido un parteaguas en cómo nos relacionamos y nos adaptamos a las expectativas de experiencia de las nuevas generaciones que conforma nuestra audiencia."
- Dirección de Relaciones con Egresados

El trabajo realizado con este proyecto nos ha demostrado que todavía hay áreas de oportunidad en temas de personalización y experiencia, sin embargo, el camino que se ha recorrido ha traído grandes frutos.

SOBRE EL AUTOR
Mariela Coronel
Mariela Coronel

Inbound Marketing Manager

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